INFORMATIVA PAZIENTE Reg. UE 2016/679 – Allegato 12 REV. 03 del 16/01/2024

In conformità al GDPR Reg. UE 2016/679 Le forniamo l’informativa ai sensi dell’art. 13/14 per le persone interessate che afferiscono ai servizi sanitari presso NOVA MENTIS SOCIETA’ COOPERATIVA TRA PROFESSIONISTI

NOVA MENTIS SOCIETA’ COOPERATIVA TRA PROFESSIONISTI con sede legale in via PASCOLI, N. 50, GALATINA (LE) – CAP 73013 – ai sensi dell’art. 13/14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito Regolamento), con riguardo ai Suoi dati che dovrà trattare per le prestazioni sanitarie richieste, Le fornisce, in quanto persona interessata, l’informativa qui di seguito riportata.

1. NATURA DEI DATI PERSONALI

La Cooperativa effettuerà trattamenti dei seguenti Suoi dati personali:

• dati anagrafici
• dati idonei a rilevare il Suo stato di salute (se maggiorenne) o di un minore/terzo per cui lei risulti esercitare la potestà genitoriale o risulti esserne tutore legale in virtù di atto pubblico sancito secondo norma di legge e in generale dati comprendenti uno o più elementi caratteristici dell’identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale e sociale, orientamento religioso, sessuale, filosofico (di seguito: dati particolari).

1. ORIGINE DEI DATI PERSONALI

I dati personali in possesso della Cooperativa sono raccolti direttamente presso Lei, in qualità di persona interessata, riferibili sempre alla sua persona fisica (maggiorenne) o a quella di minore o altro interessato, ma per cui lei risulti esercitare la potestà genitoriale o risulti esserne tutore legale in virtù di atto pubblico sancito secondo norma di legge. I dati personali in possesso della Cooperativa possono essere raccolti, in altri termini, presso un terzo che esercita legalmente la funzione di tutore legale/responsabile, nei casi di impossibilità fisica, incapacità di agire o incapacità di intendere e di volere dell’interessato diretto.

I dati personali a lei riconducibili come interessato possono essere raccolti:

1. in occasione della richiesta di esecuzione di valutazioni, esami, accertamenti diagnostici, interventi riabilitativi e ogni altra tipologia di servizio di natura professionale connesso con l’esecuzione dell’incarico;
2. successivamente alla prestazione sanitaria, senza ritardo, in caso di emergenza sanitaria, di rischio grave, imminente ed irreparabile per la salute o l’incolumità fisica;

I dati personali possono essere anche raccolti non direttamente presso di lei, quale persona interessata, secondo art. 14, in tal caso secondo il punto 3 dell’articolo 14 del GDPR, NOVA MENTIS SOCIETA’ COOPERATIVA TRA PROFESSIONISTI fornisce, all’interessato, le informazioni di cui ai paragrafi 1 e 2 del medesimo articolo 14:

1. a) entro un termine ragionevole dall’ottenimento dei dati personali, ma al più tardi entro un mese, in considerazione delle specifiche circostanze in cui i dati personali sono trattati;
2. b) nel caso in cui i dati personali siano destinati alla comunicazione con l’interessato, al più tardi al momento della prima comunicazione all’interessato;
3. c) nel caso sia prevista la comunicazione ad altro destinatario, non oltre la prima comunicazione dei dati

1. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I dati personali raccolti, che comprendono dati sensibili, saranno trattati, conservati e archiviati dalla Cooperativa per le seguenti finalità:

1. Finalità relative alle prestazioni di servizi sanitari gestiti mediante banche dati su supporti informatici e cartacei: esecuzione di valutazioni, esami, accertamenti diagnostici, interventi riabilitativi e ogni altra tipologia di servizio di natura professionale connesso con l’esecuzione dell’incarico riferibile a:

prestazioni svolte in modalità individuale e/o di gruppo, in presenza e/o attraverso modalità digitali che includono la terapia online, prestazioni sanitarie finalizzate ad attività di prevenzione, diagnosi, abilitazione-riabilitazione e/o sostegno in ambito psicologico, neuropsicologico e/o psicoterapico e altre prestazioni sanitarie funzionali alle finalità terapeutiche ed espressamente richieste dal paziente, quali ad esempio: consulenza psichiatrica, consulenza neuropsichiatrica infantile, consulenza neurologica, consulenza logopedica, consulenza osteopatica, consulenza nutrizionale.

1. Finalità relative alla gestione di attività amministrative connesse alla prestazione di servizi sanitari;
2. Ogni altra finalità di carattere sanitario e amministrativo strettamente connessa e strumentale alla prestazione sanitaria;
3. Finalità relative all’attività di ricerca clinica, conformemente alle leggi applicabili e nel rispetto della Privacy. I dati trattati in forma anonima potranno essere utilizzati per l’elaborazione di studi e ricerche scientifiche nell’ambito della salute e della medicina, nel pieno rispetto dei principi etici e della normativa vigente;
4. Finalità di invio informazioni contabili relative alle spese sanitarie trasmesse all’Agenzia delle Entrate, tramite flusso telematico del Sistema Tessera Sanitaria, ai fini dell’elaborazione del mod.730/UNICO precompilato;
5. Finalità legate alla necessità di ricontattare l’interessato che abbia richiesto informazioni, relative ai trattamenti sanitari operati dal Titolare del trattamento dati, per mezzo di strumenti informatici (sito internet o altri ambiti della società dell’informazione, quale i social) o strumenti di telefonia.

Il conferimento dei dati personali non è obbligatorio; ma un eventuale rifiuto a prestare il proprio consenso al trattamento dei dati personali comporta l’impossibilità da parte della Cooperativa di dar luogo alle prestazioni sanitarie richieste.

La liceità del trattamento dei dati deriva dal consenso rilasciato dall’interessato (paziente), oppure deriva da contrattualistica definita tra il titolare del trattamento dati e l’interessato, può discendere ove ricorra dal legittimo interesse del Titolare del trattamento dati oppure da leggi nazionali e/o leggi della Unione Europea.

1. MODALITÀ E LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI

I dati personali raccolti saranno trattati presso la Cooperativa per le finalità già esposte utilizzando specifici programmi informatici e/o attraverso trattamento manuale/cartaceo e comunque non in maniera automatizzata:

1. Il trattamento dei dati su supporto cartaceo viene effettuato soltanto da persone autorizzate, i documenti contenenti dati personali vengono utilizzati dalle persone autorizzate per il periodo strettamente necessario alle operazioni da svolgere e vengono conservati in appositi contenitori, armadi e archivi chiusi a chiave.
2. Il trattamento dei dati personali con strumenti elettronici avviene per il tramite di strumenti informatici e telematici, organizzati secondo logiche correlate alle esigenze dichiarate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza. Gli archivi elettronici sono protetti con codici di sicurezza segreti, modificati ogni 6 mesi, dispositivi antivirus che impediscono la perdita o il danneggiamento dei dati, dispositivi firewall che impediscono intrusioni dall’esterno. L’archivio è inoltre protetto dal rischio di distruzione dei dati mediante apposite procedure che in automatico permettono di eseguire copie dei dati memorizzati.
3. I dati personali sono gestiti tramite piattaforma digitale sviluppata ad hoc per la Nova Mentis Società Cooperativa tra Professionisti; la suddetta piattaforma consiste di un software ERP e con funzionalità CRM installato su server ospitato nella sede legale della Nova Mentis Società Cooperativa tra Professionisti e sul quale sono state messe in essere misure di backup, antivirus, firewall, profilatura e accesso protetto al fine di evitare perdita di dati accidentali o dolosi. L’accesso e l’utilizzo della suddetta piattaforma è demandata esclusivamente al personale della società opportunamente autorizzato.
4. I dati personali verranno conservati solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per qualsiasi altra legittima finalità a essi collegata.
5. I dati personali che non siano più necessari, o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la relativa conservazione, verranno anonimizzati irreversibilmente o distrutti in modo sicuro.

Per lo svolgimento di alcune funzioni riguardanti la gestione di alcune prestazioni sanitarie, la Cooperativa si rivolge a soggetti esterni cui fa pervenire i dati necessari per l’erogazione di quanto richiesto;

1. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I tempi di conservazione, in relazione alle differenti finalità sopra elencate, saranno i seguenti:

1. dati anagrafici, di contatto e di pagamento: verranno tenuti per il tempo necessario a gestire gli adempimenti contrattuali/contabili e successivamente per un tempo di 10 anni;
2. dati relativi allo stato di salute: saranno conservati unicamente per il periodo di tempo strettamente necessario allo svolgimento dell’incarico e al perseguimento delle finalità proprie dell’incarico stesso e comunque per un periodo minimo di 5 anni (art.17 del Codice Deontologico degli Psicologi Italiani);
3. dati anagrafici di contatto e informazioni generiche sullo stato di salute (così come indicate nel form di contatto per la terapia online su terapeutaonline.it) saranno trattenute a fini statistici e di marketing per 12 mesi.

1. DESTINATARI DI COMUNICAZIONI DI DATI

I dati personali raccolti potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti che svolgono attività connesse e strumentali alle prestazioni dei servizi e/o allo svolgimento delle attività della Cooperativa o essere dai medesimi soggetti conosciuti in qualità di responsabili del trattamento autorizzati da Società. I dati personali potrebbero dover essere resi accessibili alle Autorità Sanitarie e/o Giudiziarie sulla base di precisi doveri di legge. In tutti gli altri casi, ogni comunicazione potrà avvenire solo previo esplicito consenso, e in particolare:

1. dati anagrafici, di contatto e di pagamento: potranno essere accessibili anche a eventuali dipendenti, nonché a fornitori esterni che supportano l’erogazione dei servizi;
2. dati relativi allo stato di salute: verranno resi noti, di regola, solamente all’interessato e solo in presenza di una delega scritta a terzi. Verrà adottato ogni mezzo idoneo a prevenire una conoscenza non autorizzata da parte di soggetti terzi anche compresenti al conferimento. Potranno essere condivisi, in caso di obblighi di legge, con strutture/servizi/operatori del SSN o altre Autorità pubbliche.
3. Salvo parere contrario, le informazioni contabili relative alle spese sanitarie verranno trasmesse all’Agenzia delle Entrate, tramite flusso telematico del Sistema Tessera Sanitaria, ai fini dell’elaborazione del mod.730/UNICO precompilato e risulteranno accessibili anche dai soggetti ai quali Lei dovesse risultare fiscalmente a carico (coniuge, genitori, ecc.). L’opposizione all’invio dei dati (da rendere attraverso il punto in calce alla presente) non pregiudica la detrazione della spesa, bensì comporta esclusivamente che la fattura non venga inserita automaticamente nella dichiarazione precompilata.
4. Soggetti esterni cui è affidato lo svolgimento di alcune attività in esterno (es.: laboratorio di analisi, ….)

I soggetti esterni destinatari, diversi da soggetti destinatari per leggi e regolamenti, vengono dalla Cooperativa nominati responsabili dei trattamenti perché si impegnino alla riservatezza ed abbiano un obbligo legale di riservatezza.

Possono inoltre accedere ai Suoi dati personali alcune categorie di soggetti, in qualità di persone autorizzate al trattamento, ai fini dell’adempimento delle mansioni e dei compiti a loro attribuite in funzione delle finalità precedentemente espresse. In particolare la Cooperativa ha autorizzato o potrà autorizzare al trattamento dei dati i propri dipendenti, i propri consulenti e collaboratori limitatamente alle finalità e modalità precedentemente riportate. Parimenti possono venire a conoscenza dei Suoi dati, in relazione all’esecuzione dei compiti loro attribuiti, i soggetti designati dalla Cooperativa quali responsabili del trattamento. Inoltre, qualora i Suoi dati dovessero necessitare per finalità di ricerca scientifica o di statistica, gli stessi saranno trasmessi in modo anonimo. Lei, in quanto persona interessata, potrà in ogni momento richiedere alla Cooperativa di conoscere l’esatta identità, la ragione sociale o la denominazione sociale dei soggetti cui la Cooperativa comunica i dati personali che La riguardano. La Cooperativa non diffonde i dati personali dalla medesima trattati.

1. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Si informa inoltre che Lei, in quanto interessato al trattamento dei Suoi dati personali, gode dei diritti previsti dall’articolo 15 all’articolo 22 del Regolamento, come di seguito elencati:

• il diritto di accesso ai dati personali, che comprende il diritto ad ottenere informazioni sulle finalità del trattamento, sulle categorie dei dati personali raccolti, sui destinatari o categorie di destinatari a cui i Suoi dati personali sono stati o saranno comunicati, sul periodo di conservazione, sull’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere alla Cooperativa la rettifica o la cancellazione (solo se consentito dalla legge in riferimento ai dati raccolti) dei Suoi dati personali o di opporsi al loro trattamento, il diritto di opporre reclamo al Garante per la Privacy, sulle fonti dei dati qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, sul diritto ad ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento;
• il diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune, leggibile da dispositivo automatico e interoperabile, i dati personali che La riguardano;
• il diritto di ottenere l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei Suoi dati;
• il diritto di ottenere la cancellazione (in accordo a quanto previsto per legge), la limitazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
• il diritto di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che La riguardano, anche se pertinenti allo scopo della raccolta ed ai trattamenti effettuati per le finalità previste dalla normativa vigente;
• il diritto di proporre reclamo al Garante dei dati personali, secondo la procedura consultabile al sito (garanteprivacy.it ) per lamentare una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali e richiedere una verifica del Garante stesso.

I diritti di cui al presente paragrafo possono essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al Titolare o al Responsabile, anche se per il tramite di un incaricato munito di delega, all’indirizzo della sede della Cooperativa mediante lettera o e-mail. Per quanto riguarda l’esercizio dei diritti già esposti in questo paragrafo, la richiesta può essere trasmessa anche oralmente direttamente dall’interessato presso la sede di Società.

1. TITOLARE E RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO, RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Con la presente La informiamo ai sensi dell’art. 13/14 del Regolamento recepito dal Decreto 101/2018 che:

• Il Titolare del Trattamento dei dati è il centro NOVA MENTIS SOCIETA’ COOPERATIVA TRA PROFESSIONISTI, rappresentato dal presidente della cooperativa Dott.ssa CARANGELO Ilenia che può essere contattata tramite e-mail all’indirizzo novamentis@pec.it o tramite lettera da inviare all’indirizzo della sede di Cooperativa: via PASCOLI, N. 50, GALATINA (LE) – CAP 73013;
• L’elenco contenente i dati identificativi e l’area di competenza degli altri Responsabili delle attività di trattamento viene costantemente aggiornato ed è disponibile presso la Cooperativa rivolgendosi all’area;
• Responsabile della protezione dei dati è CSL PUGLIA SOC. COOP a Casarano (LE), indirizzo di contatto: gdpr@cslpuglia.net – referente Avv. Gianvito Rizzini.